Payrollfactor

Voor alle werkzaamheden en arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s zal een payrollbedrijf u een fee/toeslag (payrollkosten) doorberekenen. Deze vergoeding/fee/toeslag zit in een payrollfactor, ook wel loonsom of omrekeningsfactor genoemd, van een payrollbedrijf versleuteld. Een payrollfactor bestaat uit twee kostensoorten en dus de toeslag/marge voor het payrollbedrijf.

Payrollfactor in relatie tot een payrolltarief

Een payrollfactor in Nederland ligt ongeveer tussen de 1,50-1,80 (o.a. a.h.v. het soort werknemer). Zij is uit dezelfde componenten opgebouwd. Die u zelf ook heeft, wanneer u in Nederland werknemers in dienst heeft. O.a. netto loon, een deel UWV, afdrachten Belastingdienst, premies verzekeringen, pensioenpremies, RIE, arbodienst, reserveringen etc.

Checkt u bij een payrollofferte dus altijd eerst de payrollfactor en/of payrolltarief van het payrollbedrijf (zie onze payrolltarief checklist).

Om het uiteindelijke payrolltarief voor een werknemer te berekenen. Vermenigvuldigt u de aangeboden payrollfactor met een bruto “exclusief uurloon” van €10,- (dus zonder reserveringen vakantiegeld en -dagen). Op deze wijze kunt u voor ieder daadwerkelijk gewerkt uur van een payrollwerknemer dus een transparante payrollkostprijsberekening maken.

Ook kunt u het exacte bruto exclusieve uurloon op de loonstrook van uw payrollwerknemer of vanuit uw geldende CAO voor uw payrollberekening gebruiken. Dit bruto “exclusief uurloon” vermenigvuldigt u dan vervolgens met de payrollfactor van een payrollbedrijf.

Verschillen eigen personeelskosten en payrollkosten

De grootste verschillen met uw eigen bovenstaande personeelskosten (c.q payrollkosten) zijn echter dat de verplichte afdrachten door u op verschillende momenten dienen te worden betaald en uw arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s v.w.b. ziekte en ontslag niet vooraf zijn afgebakend.

Doordat een payrollbedrijf de ziekte- en ontslagrisico’s omtrent uw werknemers bij payroll van u overneemt. Bakent u deze risico’s met payroll wel af. Wist u dat een dag verzuim/ziekte een werkgever in Nederland gemiddeld €250 door verminderde productiviteit en kosten voor een eventuele vervanger kost!!

Voor een werkgever en/of ondernemer in Nederland is de post personeelskosten dus vaak de grootste en onzekerste kostenpost. Dit komt, zoals u al heeft kunnen lezen, o.a. door de onvoorspelbare kosten voor ziekte. O.a. extra consults Arboarts, re-integratiekosten, arbeidsdeskundig en/of werkplek aanpassingsonderzoek, loondoorbetaling bij ziekte, verbruik eigen risico en hogere premie verzuimverzekering. Maar ook voor ontslag. O.a. dossieropbouw, proceskosten, transitie- of ontslagvergoedingen).

Payrollkosten vooraf inzichtelijk

Maakt u echter van payroll gebruik. Dan regelt het payrollbedrijf dus niet alleen uw personeels- en salarisadministratie. Maar neemt zij ook uw onzekere arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s met betrekking tot ziekte en ontslag, tegen een vast all-in payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur van u over.

Hierdoor weet u op 1 januari op twee cijfers nauwkeurig vooraf wat een payrollwerknemer u per daadwerkelijk gewerkt uur en ongeveer over het hele jaar gaat kosten. Niets is namelijk zo gevaarlijk voor een ondernemer en/of werkgever om achteraf of halverwege met tegenvallende personeelskosten te worden geconfronteerd!

Berekening: Productiviteitsfactor (circa 87%) x aantal contracturen op jaarbasis x payrolltarief per gewerkt uur = totale payrollkosten per werknemer p/jr.

Geen ziekte- en ontslagrisico’s bij payroll

Bij ziekte, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) verlof, vakanties, feestdagen, ADV- en ATV, kortdurend zorgverlof, geboorteverlof en/of seniorendagen ontvangt u in principe dus geen rekening bij payroll. Let u wel op nacalculatie of doorberekenen!

Mocht uw payrollwerknemer dus ziek of arbeidsongeschikt worden, dan heeft u bij payroll ook geen dubbele kosten (geen eigen risicodagen). Dit omdat u bij payroll uw zieke payrollwerknemer niet hoeft door te betalen en voor dit bedrag eventueel een vervangende werknemer kunt zoeken en inzetten.

Komt u daarnaast in een arbeidsconflict met 1 van uw payrollwerknemers terecht. Dan regelt het payrollbedrijf als het goed is, zonder extra kosten het eventuele ontslag van deze payrollwerknemer. U ziet dat payroll per definitie niet meer of minder hoeft te kosten dan wanneer u het zelf doet!

Opbouw payrollfactor

Hieronder ziet u hoe een payrollfactor in Nederland dient te zijn opgebouwd.

Brutoloon werknemer:

* Netto salaris werknemer;
* Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. WW-premies, Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof), Uniforme opslag kinderopvang (Aof), Werkhervattingskas (rekenpremie) (Whk), Werkgeversheffing ZVW = totaal circa 27%) en pensioen (minimaal 14,5%), evt. scholingsregeling;

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:

* Vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
* Vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
* Feestdagen (2,6%, 5-7 dagen);
* Ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
* Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
* Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen, geboorteverlof (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo))(0,4%);
* Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

Toeslag (marge) payrollbedrijf:

* O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico’s, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.

= PAYROLLFACTOR

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (o.a. boekhouder, accountant, arbodienst, verzekeringen en hard en software systemen (verzuim, salaris- en personeelsadministratie)) omtrent een werknemer, zonder de toeslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.

Payrollfactor in een payrollberekening

Misschien heeft u het al reeds op o.a. de pagina’s payrollberekening, payrolltarief checklist en payrolltarieven kunnen lezen. Maar de beste wijze om de payrollfactoren en -tarieven van diverse payrollbedrijven met elkaar te vergelijken. Is o.b.v. de onderstaande payrollberekening en punten. Hierdoor zijn alle payrollbedrijven, qua payrollberekening (prijsvergelijking) namelijk sowieso gelijk en vergelijkt u dus geen appels met peren.

Payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur =

Brutoloon “exclusief uurloon” (bijv. €10,-/CAO-loon/WML) x payrollfactor*

*Payrollfactor is v.w.b. brutoloon, werkgeverslasten, reserveringen en marge bij payrollbedrijven afhankelijk van. O.a. (1) de opbouw brutoloon en payrollfactor/-tarief (zie ook bovenstaand), (2) het soort werknemers (studenten/scholieren, oproepkrachten en/of vast personeel), (3) de functies van de payrollwerknemers, (4) de geldende branche-CAO, (5) het aantal gewerkte uren en werknemers, (6) het ingecalculeerde ziekteverzuim, (7) juridische kosten, (8) kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof, (9) pensioen, (10) betalingstermijn, (11) koppeling systemen en (12) scholingsregeling.

1. Opbouw brutoloon en payrollfactor

Het (kale) bruto “exclusieve uurloon” (of Wettelijk Minimum Loon (WML)) in berekeningen moet o.b.v. exclusief reserveringen vakantiegeld en -dagen (is wettelijk minimum 20 dagen, echter per CAO verschillend) zijn.

Dit is het eerste trucje dat payrollbedrijven uithalen om de goedkoopste te lijken. Zij geven u namelijk payrollfactoren zonder reserveringen vakantiegeld/-dagen (dit is wettelijk wel verplicht) en zelfs ook nog soms zonder reservering ziekte-, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) verlof en feestdagen.

Hierdoor liggen de payrollfactoren bij exclusief reserveringen vakantiegeld/dagen circa 20% (zie opbouw payrollfactor) lager. Exclusief andere reserveringsverschillen zijn: ziekte -4,2%, kort verzuim en bijzonder (buitengewoon) verlof -0,6% en feestdagen -2,6%.

Met betrekking tot evt. opbouw ADV-/ATV-, geboorteverlof, kort durend zorgverlof- en seniorendagen. Moet u ook altijd vragen of het payrollbedrijf deze door factureert of in haar payrollfactor heeft meegenomen/versleuteld.

ADV-/ATV-dagen zijn namelijk per CAO en opbouw (in uurloon of als dagen/uren) verschillend. Daarnaast wordt zorgverlof in Nederland ook steeds belangrijker (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo)/CAO, b.v. geboorteverlof) en vormt het daardoor een steeds grotere reservering in de payrollfactor van een payrollbedrijf.

2. Functies payrollwerknemers en payrollfactor

U zult dus begrijpen, dat door het hogere bruto “exclusief uurloon” i.v.m. een functie, leeftijd of aantal contracturen van een payrollwerknemer. Het uiteindelijke payrolltarief voor deze werknemer hoger zal liggen, dan voor iemand met het Wettelijk Minimum Loon per uur!

3. Soort payrollwerknemers en payrollfactor

Aangaande het soort werknemers i.r.t. een payrollfactor. Moet u altijd een onderscheid tussen de volgende werknemers maken: 1. studenten/scholieren, 2. oproepkrachten en 3. vaste werknemers.

Studenten- en scholierenregeling en payroll

Voor de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) was er nog een aparte studenten- en scholierenregeling bij payroll. Hierdoor waren studenten en scholieren op vertoon van een studenten- en/of scholierenverklaring bij payroll tijdens vakanties of het gehele jaar goedkoper in de verloning. Nu geldt deze studenten- en scholierenregeling alleen nog bij uitzenden!!

Als u de studenten- en scholierenregeling nu bij studenten en/of scholieren, o.b.v van een verklaring, bij payroll toepast. Is dit nu alleen voor de desbetreffende studenten en scholieren gunstig. Het payrollbedrijf mag namelijk bij het berekenen van de in te houden loonheffing van een periode van een kwartaal, in plaats van het werkelijke loontijdvak uitgaan.

Dit betekent dat een payrollbedrijf veel minder of helemaal geen loonheffing hoeft in te houden. Dat is voor de student of scholier, die bij u als vakantiekracht aan het werk is dus voordelig. Hij/zij houdt dan immers netto veel meer over. Ook hoeft hij/zij later de eventueel te veel betaalde belasting niet terug te vragen, door aangifte inkomstenbelasting te doen.

Studenten, scholieren, 50+, vangnetters en AOW-gerechtigden

Het payrolltarief voor studenten en/of scholieren moet echter wel lager dan voor werknemers met bepaalde of onbepaalde tijdscontracten binnen uw bedrijf zijn. Dit komt doordat zij vaak i.v.m. hun leeftijd geen pensioenopbouw, zeker scholieren, en bijna geen ziekte en ontslagrisico’s kennen.

Bij nieuwe payrollwerknemers van boven de 50 jaar moet u altijd goed kijken. Hoe een payrollbedrijf de loonkostensubsidies eventueel in haar payrollfactor heeft versleuteld. Bij payrollwerknemers met het WML moet u goed op het Lage-inkomensvoordeel-LIV en jeugd-LIV bij hen letten. Het transparantst is dat een payrollbedrijf de voordelen van deze regelingen 1:1 aan u overmaken!

Payrollwerknemers met een vangnet vanuit het UWV moeten ook goedkoper zijn. Dit omdat u bij hen geen ziekterisico’s loopt. Tenslotte AOW-gerechtigden hebben geen pensioenopbouw meer en kennen daardoor lagere werkgeverslasten en als het goed is dus ook een lagere payrollfactor bij een payrollbedrijf (zie ook onze payrolltarief checklist).

4. De geldende branche-CAO en payrollfactor

Voordat de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) er per 1 januari 2020 was. Was het belangrijk om te weten bij welke payroll brancheorganisatie (Algemene Bond Uitzendondernemingen (ABU) of Nederlandse Bond van Bemiddelings- en Uitzend ondernemingen (NBBU)) een payrollbedrijf was aangesloten. Of over een eigen payrollbedrijf CAO beschikte.

Hierdoor was dan namelijk bekend onder welke CAO en arbeidsvoorwaarden een payrollbedrijf zijn dienstverlening payroll in Nederland aanbood. Iedere CAO had namelijk andere regels over b.v. het aantal bepaalde tijdscontracten (ketenregeling/fasensystematiek) en loondoorbetalingspercentages bij ziekte de eerste 2 jaar.

Vanwege de nieuwe en duidelijke regels vanuit de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) omtrent payroll hebben de ABU-, NBBU- en eigen payrollbedrijf CAO echter geen toegevoegde waarde meer voor payroll. Daarom is dan ook besloten dat payrollovereenkomsten sinds 1 januari 2020 niet meer onder deze CAO’s vallen. Er gold in 2020 nog wel overgangsrecht voor al lopende overeenkomsten.

Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) en CAO

Door de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) heeft een payrollwerknemer per
1 januari 2020 dezelfde rechten gekregen, als een werknemer die (nog steeds) bij u in dienst is. Een payrollwerknemer heeft namelijk vanuit deze wet recht op alle elementen van de inlenersbeloning. O.a. salarissen, reiskosten, geldende 13e maand, vakantiedagen, scholingsregelingen, verlofregelingen, netto vergoedingen, loonsverhogingen en opbouw van periodieken en vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren.

Daarnaast gold voor een payrollwerknemer met de komst van de Wet Werk en zekerheid in 2015, voor wat betreft ontslag (zie onderstaand) al dezelfde regels. Ook gelden per 1 januari 2020 alle nieuwe regels omtrent ontslaggronden en transitievergoedingsregeling vanuit de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) voor beide soort werknemers.

NEN 4400 certificering, reiskosten en sectorindeling

Wel is belangrijk dat een payrollbedrijf over een NEN 4400 certificering van de Stichting Normering Arbeid beschikt.

Bovendien vinden wij, ondanks de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB), dat de payrollfactoren over reiskosten (1:1 tegen kostprijs!) en toeslaguren bij payrollbedrijven nog steeds altijd lager dienen te liggen (geen eventuele reserveringsopbouw en ziekte- en/of ontslagrisico’s) dan over reguliere daadwerkelijk gewerkte uren!

Tenslotte, was voor de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) ook de sector, (payroll = 45) waarin uw payrollwerknemers door het payrollbedrijf werden verloond, van belang voor een payrollfactor. Er was voor de komst van deze wet immers enige ruimte om payrollwerknemers onder mogelijke andere goedkopere sectorpremies en daardoor tegen lagere payrollfactoren te verlonen. Om dit te kunnen doen, vroeg dit laatste punt om de nodige payroll kennis. Voor ons was dit bij iedere prijsonderhandeling echter weer lonend!

Per 1 januari 2020 zijn alle payrollbedrijven in sector 45 geplaatst en uitzendondernemingen in sector 52.

5. Het aantal gewerkte uren, payrollwerknemers en payrollfactor

U zult begrijpen dat het werk en bijbehorende kosten met betrekking tot bijvoorbeeld 2 parttimers of 15 vaste werknemers verhoudingsgewijs hoger liggen. Een tip is om verschillende payrolloffertes o.b.v. 0-5, 5-15 & 20 werknemers bij payrollbedrijven aan te vragen. Hierdoor ziet u de mogelijke verschillende payrollfactoren en kunt u over een lagere payrollfactor onderhandelen. Wij van payrollsite.nl hebben dit bij onze payrolloffertes al
voor u reeds gedaan.

6. Ingecalculeerde ziekteverzuim en payrollfactor

De belangrijkste vraag, naast bruto “exclusief uurloon” bij een payrollfactor is: “Hoe is de regeling met betrekking tot ziekte bij een payrollbedrijf geregeld?”

Ziekte is namelijk, naast eventuele (7.) juridische kosten (zie ontslag) het grootste vraagteken v.w.b. de kosten (zie bovenstaand) voor een payrollbedrijf. Alle andere kosten zijn namelijk vooraf zo goed als bekend. Waardoor een payrollbedrijf deze vooraf 1:1 in haar payrollfactor kan door calculeren/versleutelen.

Wanneer het namelijk over ziekte gaat, zijn payrollbedrijven net verzekeringsmaatschappijen en zullen zij de kosten v.w.b. ziekterisico’s op voorhand voor een groot gedeelte in haar payrollfactoren proberen in te calculeren/te versleutelen.

Maar wat zijn de afspraken bij een hoger ziekteverzuim of (extra) ziekte- of re-integratiebegeleiding (herintreding of outplacement)? Doorberekenen?

De twee manieren van doorberekenen, die wij veel zien, zijn:

Met betrekking tot de ziekte- en/of re-integratiebegeleiding uit de Wet verbetering poortwachter (Wvp) is dus goed om te weten of de kosten hiervan aan u worden doorbelast. Vaak zien wij namelijk bij payrollbedrijven in de kleine lettertjes (trucje) dat u hiervoor te allen tijde, qua kosten, zelf verantwoordelijk voor bent/blijft.

Vraagt u daarnaast ook altijd hoe hoog het ziekteverzuimpercentage bij een payrollbedrijf is (lager dan het landelijke gemiddelde?) en welke arbodienst en verzuimverzekering het payrollbedrijf heeft?

Deze zaken zeggen namelijk iets over hoe een payrollbedrijf haar verzuimbeleid straks voor u en uw werknemers bij payroll heeft geregeld (b.v. Inhouse verzuimspecialisten). U betaalt namelijk immers indirect uw ziekte uren/dagen, middels een reservering in uw payrollfactor en/of payrollfactorverhoging of nacalculatie zelf!

Coronavirus (Covid-19) en payroll

U ziet dat er nogal wat punten zijn waarop u bij payroll en ziekte voor u zelf en uw werknemers op moet letten. Want hoe gaat een payrollbedrijf met bijvoorbeeld het Coronavirus (Covid-19) en de ziektegevolgen hiervan (o.a. ziekte- en quarantainedagen, coronatestkosten, vaccinatiekosten, re-integratie, NOW-regelingen) om?

Ziekmelden bij payroll

Tot slot, is ook een veel voorkomend twistpunt, met betrekking tot zieke payrollwerknemers, tussen werkgevers en/of ondernemers en payrollbedrijven onderling. Het feit dat payrollwerknemers zich bij een payrollbedrijf vergeten ziek te melden.

Payrollwerknemers dienen zich namelijk bij payroll, naast bij de ondernemer en/of werkgever zich ook bij het payrollbedrijf ziek te melden. Zij zijn immers als juridische werkgever voor wat betreft de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding en mogelijke boetes bij payroll hiervoor verantwoordelijk.

Vergeet een payrollwerknemer zich namelijk bij het payrollbedrijf ziek te melden. Dan ontvangt deze payrollwerknemer geen ziektegeld over zijn/haar contracturen en krijgt u deze uren wel gewoon als zijnde gewerkte uren door gefactureerd!!

U zult begrijpen wat dan de discussie is/wordt. Let u daarom dus bij payroll altijd goed op of uw payrollwerknemers zich wel of niet bij het payrollbedrijf hebben ziekgemeld!!

Loondoorbetalingsverplichting i.v.m. ziekte bij payroll

Een vraag die u zich met de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) per 1 januari 2020 aan een payrollbedrijf niet meer hoeft te stellen. Maar toen zeker belangrijk voor het vergelijken van de arbeidsvoorwaarden van uw payrollwerknemers en een payrollfactor was.

Hoe worden de wachtdagenregeling en loondoorbetalingsverplichting bij ziekte de eerste twee jaar door een payrollbedrijf toegepast?

Bijna alle payrollbedrijven kenden namelijk voor de invoering van de WAB verschillende aantal wachtdagen en regelingen v.w.b. de percentages loondoorbetalingsverplichting bij ziekte gedurende de eerste twee jaar.

Uit de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) heeft een payrollwerknemer echter per 1 januari 2020 dezelfde rechten, als een werknemer die (nog steeds) bij het bedrijf in dienst is. Een payrollwerknemer heeft daardoor dus recht op dezelfde percentages loondoorbetalingsverplichting bij ziekte vanuit uw CAO gedurende de eerste twee jaar. “Uw werknemer gaat er bij payroll en ziekte dus niet meer op achteruit!”

7. Juridische bijstand, kosten en payrollfactor

Voor wat betreft ontslag en payroll is het belangrijk dat u de volgende vraag bij payroll i.r.t. een payrollfactor stelt. Wat zijn de kostenregelingen omtrent juridische bijstand en ontslag bij een payrollbedrijf? Vooral als u vaste werknemers met onbepaalde tijdscontracten heeft. Is ontslag zeker namelijk van belang.

Met payroll koopt u namelijk juridische bijstand in (b.v. opstellen juridisch correcte arbeidsovereenkomsten) en een deel van het ontslagrisico af. Stel dat de vraag in uw branche afneemt of dat iemand zijn werk niet goed doet. Dan zou u relatief eenvoudig. Met wel het in acht nemen van een in het payrollcontract vastgestelde opzegtermijn, van iemand afscheid moeten kunnen nemen. Het payrollbedrijf is immers in juridische zin de werkgever van de desbetreffende payrollwerknemer. Zij dient dus het ontslag zonder verdere kosten voor u af te handelen.

Payroll en ontslag

Dit wetende begrijpt u dat ontslag en juridische bijstand de nodige risico’s en kosten voor payrollbedrijven met zich mee kunnen brengen. Payrollbedrijven zijn, zoals bij ziekterisico’s (zie payroll en ziekte), net verzekeringsmaatschappijen en zullen de kosten van ontslag en juridische bijstand voor een groot gedeelte in hun payrollfactoren/-tarieven vooraf incalculeren/versleutelen. Maar zullen bij mogelijke onduidelijkheden de juridische kosten hiervan, middels bepalingen in een payrollovereenkomst en algemene voorwaarden, zo veel mogelijk aan u proberen door te berekenen (trucje).

Vandaar dat wij altijd adviseren om in uw aangevraagde payrolloffertes naar het volgende te kijken en/of te checken:

U mag als ondernemer en/of werkgever bij payroll namelijk op gebied van ontslag en ziekte full service van een payrollbedrijf verwachten!

Bij een payrollofferte via ons van payrollsite.nl hebben wij deze checks al voor u gedaan. Hierdoor komt u achteraf bij een ontslag van een payrollwerknemer niet voor verrassingen te staan.

8. Kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon), zorgverlof, geboorteverlof en seniorendagen en payrollfactor

Al lijkt het reserveringspercentage van deze regelingen, tussen de 0,6%-1,0% niet hoog. Dit kan echter naast ziekte en ontslag binnen een bedrijf per jaar flink verschillen.

Kort verzuim (calamiteiten) verlof bij payroll

Bij kort verzuim (calamiteiten) verlof moet u denken aan bijzondere persoonlijke of onvoorziene omstandigheden, zoals kind ziek van school, overlijden nabestaande, partner moet bevallen.

Er geldt echter geen onvoorwaardelijk recht op doktersbezoek. Meestal is de afspraak dat werknemers zo veel mogelijk in hun vrije tijd naar de dokter of tandarts gaan. Als doktersbezoek buiten werktijd niet mogelijk is. Kan een payrollwerknemer vanuit uw CAO wel recht hebben op kort verzuim verlof.
In uw CAO kunnen dus afspraken over calamiteiten- of kort verzuimverlof staan.

Let u dus bij payroll goed op of uw kort verzuimregeling in de payrollfactor van een payrollbedrijf is verwerkt/versleuteld. Of dat zij deze dagen en/of uren aan u doorberekenen. Met als doel dus om op het eerste oog goedkoper te lijken!

Bijzonder (buitengewoon) verlof

Voor wat betreft bijzonder (buitengewoon) verlof zijn er geen wettelijke regels. Maar wordt dit verlof vastgelegd in een CAO, arbeidsovereenkomst of bedrijfsreglement. U moet hierbij denken aan familieomstandigheden of een bijzondere gebeurtenis. Zoals de begrafenis van een familielid, huwelijk of ambtsjubileum. Ook hier geldt. Zijn deze dagen en/of uren in de payrollfactor van een payrollbedrijf verwerkt/versleuteld of worden ze aan u doorberekend?

Geboorteverlof

Geboorteverlof wordt ook wel kraamverlof, vaderschapsverlof of partnerverlof genoemd.

Sinds 1 januari 2019 hebben payrollwerknemers als partners recht op eenmaal het aantal werkuren per week aan geboorteverlof. De partners van payrollwerknemers hebben sinds 2 augustus 2022 zelf recht op vijf dagen doorbetaald geboorteverlof.

Het payrollbedrijf moet het loon tijdens dit verlof volledig doorbetalen. De payrollwerknemer kan de geboorteverlofdagen naar eigen inzicht opnemen. Maar moet dit wel binnen 4 weken na de geboorte van het kind doen. Wederom geldt hierbij. Zijn deze dagen en/of uren in de payrollfactor van een payrollbedrijf verwerkt/versleuteld of worden ze aan u doorberekend?

Aanvullend geboorteverlof

Per 1 juli 2020 kunnen payrollwerknemers als partners ook maximaal 5 weken
(5 keer het aantal werkuren per week) aanvullend geboorteverlof opnemen. Tijdens het verlof heeft de payrollwerknemer geen recht op salarisdoorbetaling. Maar komt hij/zij in aanmerking voor een uitkering van het UWV. Zij moeten het aanvullend geboorteverlof opnemen binnen 6 maanden na de geboorte van het kind. En zij moeten eerst het geboorteverlof van 1 week hebben opgenomen.

Kortdurend zorgverlof

Tenslotte heeft u als werkgever en een payrollbedrijf ook nog met verlofregelingen vanuit De Wet Arbeid en Zorg (Wazo) (zie ook calamiteitenverlof) en CAO (boven de wettelijke regelingen) te maken.

Het belangrijkste verlof hierbinnen is het “Kortdurend zorgverlof”. Hieronder valt dat uw payrollwerknemer een ziek kind, partner of ouder moet verzorgen. Het payrollbedrijf als juridische werkgever moet hierbij minimaal 70% van zijn/haar salaris gedurende tweemaal het wekelijkse aantal arbeidsuren van uw werknemer doorbetalen (percentage ligt bij sommige CAO’s hoger!).

Ook hier geldt weer. Zijn deze dagen en/of uren in de payrollfactor van een payrollbedrijf verwerkt/versleuteld of worden ze aan u doorberekend?

Seniorendagen en payrollfactor

Bij oudere payrollwerknemers die al langere bij u in dienst zijn. Dient u naast de eventueel vervroegd pensioen- en vut-regelingen vanuit uw bedrijfstakpensioenregeling (zie payroll en pensioen) met een eventueel hogere payrollfactor voor hen rekening te houden.

Dit komt dan door de eventuele extra seniorendagen (ouwe lullendagen) vanuit uw CAO. Wij vinden namelijk dat een payrollbedrijf i.v.m. transparantie deze eventuele vrije dagen ook in haar payrollfactor dient door te calculeren/te versleutelen. Let hier dus op (zie onze payrolltarief checklist)!

U ziet dat bovenstaande regelingen voor een payrollbedrijf het verschil tussen een positieve of negatieve marge kan betekenen. Vandaar dat sommige payrollbedrijven niet alle maar sommige regelingen in hun payrollfactoren door calculeren/versleutelen.

Hierdoor lijken zij op het eerste gezicht goedkoper (trucje). Maar bent u bij het door berekenen van deze uren/dagen misschien uiteindelijk veel duurder uit. Zeker bij bedrijven met veel parttime vrouwelijke werknemers zijn bovenstaande regelingen voor payrollfactoren een belangrijk issue.

9. Pensioenregeling en payrollfactor

Naast ziekte, ontslag en bovenstaande verlofregelingen is de pensioenregeling ook een punt dat van groot belang is voor een payrollfactor. De vraag die u zichzelf dan ook altijd moet stellen: “Hoe is de pensioenopbouw of -regeling voor mijn werknemers bij een payrollbedrijf geregeld (aansluiting bij Bpf of een adequate pensioenregeling)?”

Omdat per 1 januari 2021 payrollwerknemers recht op een ‘adequaat’ pensioen hebben. Was het StiPP-pensioen niet meer toereikend (geen 14,5% werkgeverspremie) en is per 1 januari 2021 dus als payrollpensioen in Nederland komen te vervallen.

Voor uw payrollwerknemers bij een payrollbedrijf geldt per 1 januari 2021 nu v.w.b. pensioen het volgende.

Is het voor een payrollbedrijf niet mogelijk om voor uw payrollwerknemers bij de pensioenregeling aan te sluiten, die vanuit uw branche of sector (vaak Bpf) geldt. Dan dient het payrollbedrijf voor uw payrollwerknemers per 1 januari 2021 over een ‘adequaat’ pensioenregeling (14,5% premie voor de werkgever) voor uw payrollwerknemers te beschikken.

Vakkrachten (payrollwerknemers) binnen de bouw moeten bijvoorbeeld nu al verplicht bij het pensioenfonds voor de bouw (Bpf bouw) worden aangemeld.

Brand New Day is een voorbeeld van een pensioenaanbieder in Nederland. Die een adequaat WAB-proofed payrollpensioenregeling voor payrollbedrijven en hun payrollmedewerkers heeft ontwikkelt en aanbiedt.

Pensioenadviseur bij payroll inschakelen

Wij adviseren echter nog wel steeds dat een payrollbedrijf een pensioenadviseur bij overgang naar payroll moet inschakelen. Dit om de door haar gekozen adequate pensioenregeling aan uw payrollwerknemers uit te leggen.

Daarnaast kan deze pensioenadviseur dan namelijk ook beoordelen of een waardeoverdracht (= het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) voor iedere individuele payrollwerknemer zinvol is.

Laat uw werknemers hiervoor dan wel even het pensioenregister raadplegen. Dit i.v.m. mogelijke overige pensioenpotjes bij andere Bedrijfstakpensioenfondsen (Bpf).

Ook zien wij voor wat betreft pensioen tenslotte nog steeds vaak bij payrollbedrijven. Dat er door hen niet samen met een pensioenadviseur (bewust) wordt gekeken naar de eventuele negatieve gevolgen van het overstappen naar een andere pensioenregeling (beschikbare premiestelsel versus middelloonregeling of eindloonregeling).

De gevolgen zijn dan in de (nabije) toekomst voor uw payrollwerknemers soms dan niet te overzien. Bijvoorbeeld lager/minder (nabestaanden) pensioen bij pensionering en/of verlies evt. vervroegd pensioenregeling of vut-rechten vanuit de huidige (Bpf) pensioenregeling!

Een goed en erkend payrollbedrijf (kaf van het koren) zal dan in dezen u en uw desbetreffende werknemer(-s) namelijk adviseren geen gebruik van ‘gewoon’ payroll te maken. Waarbij het payrollbedrijf dus de juridische werkgever van uw werknemer wordt en hij/zij hierdoor aan een adequate pensioenregeling moet gaan deelnemen. Hierdoor is hij/zij dan namelijk niet meer aan het Bpf in uw branche verbonden en verliest zijn/haar eventuele opgebouwde rechten.

Dienstverleningsvariant bij payroll

In zo’n geval dient naar onze mening een payrollbedrijf voor hem/haar over een zogeheten “Dienstverleningsvariant” te beschikken en deze ook goed kunnen toepassen (zie payroll vormen).

10. Betalingstermijnen en payrollfactor

Heeft een payrollbedrijf een staffel voor wat betreft betalingstermijnen of gaat zij sowieso van automatische incasso in haar payrollfactor uit?

Aangaande het eerste en tweede punt kan het voor u (b.v. in de bouw) i.v.m. uw debiteurenbetalingsafspraken en liquiditeit (i.v.m. BTW terugvorderen) gunstig zijn om een langere betalingstermijn met een payrollbedrijf af te kunnen spreken. U betaalt vanuit de staffel of schriftelijke afspraak (soms) dan wel een hogere payrollfactor.

Vraagt u dus aan een payrollbedrijf altijd de verschillende payrollfactoren bij automatische incasso, 7, 14, 21, 30 of >30 dagen betalingstermijn. U kunt dan vanuit de aangeboden payrollfactoren de beste keuze maken, die bij u past.

Wij van payrollsite.nl hebben dit reeds al voor u in onze payrolltarieven gedaan!

11. Koppeling urensystemen en payrollfactor

Kostenbesparingen door automatisering is met de komst van internet steeds belangrijker bij payrollbedrijven geworden. Waar vroeger ondernemers en/of werkgevers nog wekelijks/4-wekelijks of maandelijks telefonisch of met een fax de gewerkte uren van hun payrollwerknemers doorgaven. En deze bij het payrollbedrijf dan vervolgens handmatig werden ingevoerd. Gebeurt dit nu vaak in een afgeschermde internetomgeving.

Echter u moet nog steeds vaak bij payroll zelf de uren vanuit uw systeem in het systeem van een payrollbedrijf handmatig ingeven en accorderen. De vraag die u daarom hieromtrent altijd moet stellen: “Wat zijn de payrollfactoren, als u een urenregistratie-, klok-, kassa- of ander soort urenverwerkingssysteem aan het systeem van het payrollbedrijf kan worden gekoppeld?”

Vaak zien wij dat een goed en professioneel payrollbedrijf dan lagere payrollfactoren, i.v.m. minder werkzaamheden en kans op fouten, naar u hanteert. Wij van payrollsite.nl hebben dit punt al in onze payrolltarieven uit onderhandeld. U heeft daardoor altijd automatisch de scherpste payrollfactoren bij ons!

12. Scholingsregeling bij payrollfactor

Als laatste heeft een payrollwerknemer vanuit de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) per 1 januari 2020 ook recht op de scholingsregelingen uit uw CAO bij payroll.

DOORZAAM en payroll

In de payrollbranche werd voor de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) 1,02% van de brutoloonsom door payrollbedrijven aan de Stichting DOORZAAM afgedragen. Met behulp van deze tegoeden konden payrollwerknemers een opleiding volgen. Echter met de komst van de WAB geldt de reservering voor deze scholingsregeling nu alleen nog bij uitzenden.

Dit houdt dus in dat u naast de (online) opleidingen en cursussen die het payrollbedrijf, gratis of bijv. via de NTI aan uw werknemers (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media) bij payroll aanbiedt. Ook naar het standpunt van een payrollbedrijf voor wat betreft de eventuele scholingsregelingen vanuit uw CAO informeert (versleutelen/na facturering).

U ziet dat u uw secundaire arbeidsvoorwaardenpakket (van pensioen, collectiviteitsregeling v.w.b. verzekeringen tot speciale incentives) voor uw werknemers bij payroll tegen een vaste payrollfactor in 1 klap gratis als werkgever direct goed kunt regelen!

Om niet voor verrassingen komen te staan en te controleren wat u uiteindelijk bij payroll koopt. Adviseren wij u wel altijd om onze payrolltarief checklist te doorlopen.

Payrollfactor en een goedkoop payrollbedrijf

Kortom, zoals u ziet en heeft kunnen lezen. Is het altijd zeer belangrijk om bij een payrollfactor of -tarief in uw payrollofferte goed naar bovenstaande punten te kijken. Een payrollfactor bij een zogenaamd “goedkoop” payrollbedrijf onder de 1,5 voor vaste werknemers is dus niet realistisch! De directe en indirecte personeelskosten (payrollkosten) voor een werkgever en/of payrollbedrijf in Nederland zijn al hoger.

Dit zou dan betekenen, dat het payrollbedrijf op ieder uur verlies gaat draaien. Wat dus niet echt logisch is! Of dat het payrollbedrijf reserveringen en/of kosten in de aangeboden payrollfactor/-tarief heeft weggelaten. Dit laatste, zoals u nu weet, is dus dan eerder het geval!

Meer payroll informatie

Om niet alle payrollbedrijven, incl. alle (neven-)vestigingen in Nederland
(circa 3.000), individueel naar hun payrollfactoren te informeren. Kent payrollsite.nl de meest voornaamste en betrouwbaarste NEN-4400 gecertificeerde payrollbedrijven in Nederland. Zo kunnen wij er voorzorgen dat
u een transparante en scherpe gratis payrollofferte in uw branche en/of plaats ontvangt.

Vraagt u daarom nu bij ons een adviesgesprek of payrollofferte met een payrollfactor op maat aan!

Payrollbedrijven in Nederland

Onderstaande payrollbedrijven kunnen u net als ons ook alles over een transparante payrollfactor vertellen. Zij hebben niet voor niets gezamenlijk enkele 10.000en werknemers bij diverse bedrijven in verschillende branches in Nederland op de payroll staan.

Payrollbedrijven

Abflexkracht payroll, Adecco Payroll, BC Group Payroll, Com.pas Payrolling, Connexie Payroll, Devocare Payroll, Driessen Payroll, FlexExpert Payroll B.V., Fortium Payroll B.V., Get Payrolling BV, GJ Pay-Roll BV, Holland Payroll B.V., Koers Oost Payroll B.V., Kolibrie Payroll, Lean Payroll Service B.V. Level One Payroll, Manpower Payroll Solutions, Nedflex Payrolling, Next Payroll B.V., One Payroll, Pay to Payroll, Pay for People Payroll B.V., Pay for People Payroll, Payroll Nederland, Payper. Payroll Professionals B.V., Payroll Select, Persoonality Payrolling, Please Payroll B.V., Pro Payroll, P-services Payroll, Randstad Payroll Solutions. Renew Payroll B.V., Repay HRM B.V., Select Payrolling, Servorg Payroll BV, Smart Payroll Services BV, Tempo-Team Payroll Services, Tentoo Payroll B.V., WePayPeople Payroll, Wijco Payrolling.

Payroll Informatie

Laatste payroll nieuws