Payroll tips en tricks

Om het juiste payrollbedrijf te kiezen. Vindt u hieronder onze payroll tips en tricks, die u bij uw keuze kunnen helpen.

Payroll tips en tricks in Nederland

Tip 1. Is het payrollbedrijf bekent met uw branche?!

Een van de belangrijkste payroll tips en tricks is dat uw een payrollbedrijf kiest, die weet wat er in uw branche en/of sector, bijvoorbeeld qua wet- en regelgeving of CAO-bepalingen speelt. Daarnaast is het echter ook mooi als zij payroll in uw vestigingsplaats aanbiedt. De mentaliteit bij u in de buurt, b.v. Rotterdam, kan namelijk nogal verschillen met die van ondernemers en/of werkgevers in Zwolle en omgekeerd.

Tip 2. Vraag meerdere payrolloffertes aan!

Vraagt u vooral meerdere payrolloffertes aan en vergelijk goed wat u wordt aangeboden. Gebruik hiervoor onder andere onze payrolltarief checklist. Let u hier vooral op de punten voor wat betreft de regelingen en afspraken aangaande (tip. 10) ziekte (nacalculatie?), ontslag (welke juridische kosten worden door belast) en (tip. 9) pensioen! Daardoor komen u en uw werknemers niet met payroll straks voor verrassingen te staan. Weet echter dat bij een payrollofferte van ons deze check al volledig voor u is gedaan!!

Tip 3. Wat zit er wel en niet in uw payrollfactor of tarief!

Kortom, check de payrollfactoren van uw payrollaanbieder. Allereerst kijkt u dus hierbij wat er in (1.) de payrollfactor van het payrollbedrijf zit (zie onderstaande opbouw payrollfactor).

Daarna doorloopt u onze (2.) payrolltarief checklist (indien nog niet bij tip 2. gedaan). Maar let u dus vooral op de punten voor wat betreft de regelingen en afspraken aangaande (tip 10.) ziekte (nacalculatie?, welke arbodienst en/of ziekteverzuimverzekering?), ontslag (welke juridische kosten worden door belast?, eigen jurist ter beschikking?) en (tip 9.) pensioen (eigen/BPF?).

Ten slotte maakt u diverse payrolltariefberekeningen (zie tip 4.) voor de verschillende werknemers, die u in dienst heeft of op de payroll wilt plaatsen. Daardoor weet u namelijk exact wat uw werknemers u straks bij payroll per gewerkt uur gaan kosten.

Opbouw payrollfactor

Hieronder ziet u hoe een payrollfactor in Nederland minimaal dient te zijn opgebouwd.

Brutoloon medewerker:

* Netto salaris medewerker;
* Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. WW-premies, Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof), Uniforme opslag kinderopvang (Aof), Werkhervattingskas (rekenpremie) (Whk), Werkgeversheffing ZVW = totaal circa 27%) en pensioen (minimaal 14,6%), evt. scholingsregeling;

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:

* Vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
* Vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
* Feestdagen (2,6%, 5-7 dagen);
* Ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
* Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
* Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen, geboorteverlof (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo))(0,4%);
* Indirecte werkgeverslasten: Bijvoorbeeld ziekteverzuimverzekering (premie), RIE, salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:

* Bijvoorbeeld: Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico’s, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en medewerkers.

= PAYROLLFACTOR

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (bijvoorbeeld boekhouder, accountant, arbodienst, verzekeringen en hard en software systemen (verzuim, salaris- en personeelsadministratie)) omtrent een medewerker, zonder de toeslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.

Uw exacte payrollfactor (v.w.b. opslag) bij een payrollbedrijf is dus per aanbieder verschillend en bovenal afhankelijk van a.) de functie van de werknemer, b.) de geldende CAO, c.) het aantal gewerkte uren (het werk rond 1 payrollwerknemer is verhoudingsgewijs duurder dan bij 20) en d.) het ziekteverzuim onder uw werknemers over de afgelopen jaren binnen uw bedrijf.

Vraagt u daarnaast bij het payrollbedrijf wat uw payrollfactor is, als er e.) een koppeling voor wat betreft de urenregistratie- en verwerking, met uw kassa of urenregistratiesysteem kan worden gemaakt. In verband met minder werkzaamheden en kans op minder fouten bij het payrollbedrijf. Is hierdoor een lagere payrollfactor en dus ook een lager payrolltarief bij het payrollbedrijf niet meer dan logisch.

Ten slotte, let u bij een payrollbedrijf ook goed op de mogelijke verschillende payrollfactoren door f.) het verschil in betalingstermijnen. Het payrollbedrijf financiert namelijk de salarissen van uw werknemers bij payroll voor. Met andere woorden, hoe sneller u dus betaalt (automatische incasso). Hoe lager de payrollfactor vaak zal zijn!

Tip 4. Maak/laat diverse payrolltariefberekeningen maken!

Nu u dit alles over een payrollfactor weet (tip 3.). Kunt u transparante payrollberekeningen maken of door uw payrollaanbieder(-s) laten maken. Dit alles echter met als doel dat u straks exact weet wat uw payrollwerknemer u per daadwerkelijk gewerkt uur gaat kosten. Kostprijs per uur = payrolltarief.

Het meest overzichtelijk om uw payrollfactor bij een payrollbedrijf met uw eigen payrollkosten te vergelijken/berekenen (dus inclusief al uw directe en indirecte werkgeverslasten). Is namelijk door een payrollberekening op basis van € 10 bruto “exclusief uurloon” (idem uw bruto uurlonen/CAO lonen) te laten maken.

Een payrolltariefberekening bij een payrollbedrijf ziet er dan als volgt uit.

Payrolltarief (= payrollkosten werkgever per daadwerkelijk gewerkt uur):

€10,- bruto uurloon (Cao-loon/WML) x b.v. 1,65 (payrollfactor) = €16,50

Wilt u bovenstaande payrolltarief echter met uw eigen interne payrolltarief
(= personeelskosten per uur) vergelijken. Dan dient u bovenstaande uitkomst vervolgens met 0,87 te vermenigvuldigen.

Dit is namelijk ongeveer het percentage dat uw medewerkers bij u of het payrollbedrijf ook daadwerkelijk productief voor u zijn (260 werkbare dagen per jaar – (bijvoorbeeld vakantiedagen, feestdagen, ziekte, bijzonder verlof, zorg verlof en kort verzuim) : 260= circa 87%)

De vergelijking van payrollkosten bij u en een payrollbedrijf ziet er in de praktijk dan bijvoorbeeld als volgt uit:

1. Payrollkosten:

€ 10 x b.v. 1,65 (payrollfactor*) = € 16,50 x 0,87 = € 14,36

2. Zelf verlonen

€ 10 x 1,40-1.50 (directe werkgeverslasten (b.v. pensioen, sociale premies, scholingsfonds) + indirecte werkgeverslasten (bijvoorbeeld arbodienst, ziekteverzuimverzekering, accountant etc.) =
€ 14,00 – € 15,00

Indien u echter deze payrollberekeningen bij een payrollbedrijf laat maken. Doet u er verstandig aan, dit voor al uw verschillende medewerkers te laat doen.

De payrollfactoren voor studenten en/of scholieren dienen namelijk lager dan voor medewerkers met bepaalde of onbepaalde tijdscontracten binnen uw bedrijf te liggen. Dit komt doordat zij vaak in verband met hun leeftijd geen pensioenopbouw, zeker scholieren, en bijna geen ziekte en ontslagrisico’s kennen.

Tevens vermenigvuldigt u bij studenten en/of scholieren de uitkomst niet met 0,87 maar met 0,90. Dit is dus in verband met onder andere nihil/bijna geen ziekterisico.

U ziet voor een minimaal verschil per uur, bent u met payroll van al uw administratieve rompslomp en arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s v.w.b. ziekte en ontslag verlost. Hoe dit kleine verschil kan? Dit komt doordat payrollbedrijven duizenden payrollwerknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland momenteel) in dienst hebben. Hierdoor kunnen zij verzekeringen en arbodienst goedkoper inkopen.

Daarnaast kennen zij met betrekking tot de salaris- en personeelsadministratie (urenverwerking) een hoge automatiseringsgraad. En ten slotte hebben zij een strakke ziektebegeleiding. Daardoor liggen hun verzuimpercentages vaak lager dan het landelijk gemiddelde.

Tip 5. Check de verlof, vrije en ziektedagenreserveringen!

Let u in uw aanbod er dus goed op of alle ziektedagen (nacalculatie), vakantie-, feest-, bijzonder verlof-, kort verzuim-, senioren of ADV- of ATV-dagen en overige vrije dagen of uren reserveringen door het payrollbedrijf in haar payrollfactor zijn verwerkt/versleuteld. En deze dus niet achteraf door het payrollbedrijf aan u in rekening worden gebracht. Goedkoop is bij payroll dan duurkoop!

Tip 6. Doe alleen zaken met een betrouwbaar payrollbedrijf!

Hiervoor geldt dat een payrollbedrijf minimaal over het keurmerk NEN 4400 certificering, een recente WKA-verklaring van de Belastingdienst en een afgeschermde G-rekening dient te beschikken. Heeft u echter nog steeds twijfels. Vraagt u dan via de Kamer van Koophandel de laatste jaarcijfers op! Payrollbedrijven die bij de brancheorganisaties ABU of NBBU zijn aangesloten. Moeten sowieso over een NEN 4400 certificering beschikken.

Tip 7. Vraag om referenties van het payrollbedrijf!

Vraag altijd om 2 of 3 referenties en schroom niet om die na te bellen!

Tip 8. Check het pensioen en secundaire arbeidsvoorwaarden!

Uw payrollwerknemers bouwen bij een payrollbedrijf gelukkig nu ook een degelijk pensioen op. Voor uw payrollwerknemers geldt namelijk per 1 januari 2021 v.w.b. hun pensioen het volgende.

Is het voor een payrollbedrijf niet mogelijk om voor uw payrollwerknemers bij de pensioenregeling, die vanuit uw branche of sector (Bpf) geldt, aan te sluiten. Dan dient het payrollbedrijf voor uw payrollwerknemers per 1 januari 2021 over een ‘adequaat’ pensioen (14,5% werkgeverspremie) te beschikken.

Laat in het laatste geval het payrollbedrijf dan altijd een aparte voorlichtingssessie of individuele afspraken met een pensioenadviseur voor uw werknemers regelen.

Ten slotte, controleer ook altijd welk secundaire arbeidsvoorwaarden het payrollbedrijf naast haar pensioenregeling eventueel voor uw medewerkers heeft geregeld. B.v. collectiviteitsregelingen voor verzekeringen, kortingen op scholing, telefoons, vakanties, sportscholen of concerten.

Tip 9. Check de regelingen omtrent ziekte en ontslag!

Nogmaals en wij kunnen het niet vaak genoeg benadrukken! Zeker met de komst van het Coronavirus. Let u bij een payrollbedrijf vooral in haar aanbod op de regelingen voor wat betreft ziekte en ontslag. Deze regelingen zijn namelijk 9 van de 10 keer de reden van een welles nietes discussie tussen een klant en zijn/haar payrollaanbieder.

Voor het punt ziekte zien wij vaak grofweg twee regelingen bij payrollbedrijven:

1. Nacalculaties van de kosten achteraf (welke kosten?) of
2. een verhoging van uw payrollfactor bij veel voorkomend ziekteverzuim in een bepaalde periode binnen uw bedrijf (hoogte en grondslag verhoging?).

Bij ontslag moet u goed op de volgende punten letten:

1. Wat er met betrekking tot dossiervorming bij ontslag van u wordt verlangd?;
2. Kosten bij een herplaatsingstraject voor u?;
3. Eventuele kosten bij een ontslagvergoeding (o.a. transitievergoeding) voor u?

Tip 10. Vraag naar een dienstverleningsvariant van payroll!

Vraagt u vooraf of het payrollbedrijf over een “Dienstverleningsvariant” beschikt. De benaming hiervan kan anders zijn (bijvoorbeeld Jobtimize bij So Toff in Almelo, zie ook payroll vormen).

Van payrollbedrijven eisen wij dat zij een “Dienstverleningsvariant” kunnen aanbieden en regelen! Deze “Dienstverleningsvariant” dient namelijk voor soms oudere werknemers te worden toegepast. Dit zodat zij eventuele VUT-rechten bij een overstap naar payroll niet zullen verliezen.

Daarnaast kan deze variant van pas komen als een werknemer pertinent weigert over te stappen naar payroll. En hij/zij hierdoor de overgang van een ondernemer en andere werknemers naar payroll blokkeert. Voor hem/haar wordt dan in eerste instantie deze variant van payroll (tijdelijk) toegepast. Hij/zij blijft dan nog (even) in dienst van de ondernemer en/of werkgever.

Tip 11. Check de regels Jeugd-LIV en payroll!

Met ingang van 1 januari 2018 is de regeling van het jeugd-LIV in werking getreden. Werkgevers en dus ook payrollbedrijven met payrollwerknemers van 18 tot en met 20 jaar worden via het jeugd-LIV gedeeltelijk gecompenseerd voor de toegenomen loonkosten.

Om aanspraak te maken op het jeugd-LIV is een aantal zaken belangrijk om te weten:

1. De jeugd-LIV regeling geldt vanaf 1 januari 2018;
2. De regeling compenseert werkgevers/payrollbedrijven met terugwerkende kracht vanaf 1 juli 2017;
3. Het wordt berekend per uur;
4. Verschilt per leeftijdsgroep;
5. Gebonden aan een maximum bedrag per payrollwerknemer per jaar;
6. Niet gebonden aan een minimum aantal verloonde uren van de payrollwerknemer in tegenstelling tot het LIV.

Aan het jeugd-LIV zijn voorwaarden verbonden. Deze regeling kijkt met name naar leeftijd en het minimum uurloon dat de payrollwerknemer verdient. Voorwaarden zijn:

1. De payrollwerknemer is voor werknemersverzekeringen verzekerd;
2. Op 31 december 18, 19 of 20 jaar;
3. Een gemiddeld uurloon heeft, dat past bij het wettelijk minimumloon voor zijn/haar leeftijd.

Bij ons ontvangt u het ontvangen lage-inkomensvoordeel (LIV) en jeugd-LIV 1:1 altijd terug!

Tip 12. Schakel uw financieel adviseur of accountant in!

Zeker bij fulltime werknemers adviseren wij u om de overgang naar payroll met uw financieel adviseur of accountant te bespreken.

Zij kennen immers uw bedrijf, verzekeringen en personeelskosten vaak door en door. En weten hoe de volgende zaken bij u zijn geregeld of kosten: verzuimverzekering, rechtsbijstandverzekering, aansprakelijkheidsverzekering, arbodienst, kosten ziekte- en re-integratiebegeleiding, arbeidsdeskundigonderzoeken, werkplek aanpassingen, RIE, kosten loonadministratie, werkgeverslasten (eigen risicodragerschap), pensioenpremies, kosten uitzendbureaus, juridische bijstand bij arbeidsovereenkomsten opstellen of arbeidsconflicten, transitie- of ontslagvergoedingen, boetes UWV, arbeidsinspectie of Belastingdienst etc.

Eigenlijk als u dit allemaal zo leest. Komt er in Nederland voor wat betreft werknemers/personeel eigenlijk heel wat op een werkgever af. Vandaar dat er accountants in Nederland zijn, die payroll juist aan hun klanten aanbevelen.

Zij weten namelijk dat de personeels- en salarisadministratie en risico’s omtrent ziekte en ontslag bij een payrollbedrijf voor hun klanten professioneel wordt geregeld. Daardoor kunnen zij bij payroll zich als accountant nog steeds en juist voor hun klant met hun expertise op gebied van cijfers (core business) bezig blijven houden.

Tip 13. Kondig uw overstap naar payroll op tijd aan!

Communiceert u tijdig met uw werknemers. Zodat uw besluit om van payroll binnen uw bedrijf gebruik te gaan maken. Niet voor verrassingen en onrust op uw werkvloer zorgt.

Tip 14. Check de beëindigingsvoorwaarden!

Check altijd de voorwaarden en afspraken voor wat betreft beëindiging of opzegging van uw payrollovereenkomst bij een payrollbedrijf.

Aan ieder goed payroll huwelijk kan namelijk ook een einde komen. Meestal geldt hier een opzegtermijn van 2/3 periodes. Dit heeft alles te maken met het netjes terug leveren van de personeels- en salarisadministratie aan u. Zodat u ook de tijd heeft/krijgt om alles weer zelf netjes voor uw werknemers te kunnen regelen (aanmeldingen, arbeidscontracten etc.).

Meer informatie en payroll tips en tricks

Wilt u naast de genoemde payroll tips en tricks nog meer over onder andere de voordelen, tarieven en kosten van payroll weten? Vraagt u dan nu bij ons een adviesgesprek of payrollofferte over de dienstverlening payroll bij ons aan.

NEN-4400 gecertificeerde payrollbedrijven in Nederland

De volgende payrollbedrijven kunnen u ook payroll tips en tricks geven.
Zij ontzorgen ondernemers en werkgevers met payroll in heel Nederland. Daardoor hebben zij dan ook gezamenlijk enkele 10.000en werknemers bij diverse bedrijven in verschillende branches in Nederland op de payroll staan.

Payrollbedrijven en payroll tips en tricks

Abflexkracht payroll, Adecco Payroll, BC Group Payroll, Com.pas Payrolling, Connexie Payroll, Devocare Payroll, Driessen Payroll, FlexExpert Payroll B.V., Fortium Payroll B.V., Get Payrolling BV, GJ Pay-Roll BV, Holland Payroll B.V., Koers Oost Payroll B.V., Kolibrie Payroll, Lean Payroll Service B.V. Level One Payroll, Manpower Payroll Solutions, Nedflex Payrolling, Next Payroll B.V., One Payroll, Pay to Payroll, Pay for People Payroll B.V., Pay for People Payroll, Payroll Nederland, Payper. Payroll Professionals B.V., Payroll Select, Persoonality Payrolling, Please Payroll B.V., Pro Payroll, P-services Payroll, Randstad Payroll Solutions. Renew Payroll B.V., Repay HRM B.V., Select Payrolling, Servorg Payroll BV, Smart Payroll Services BV, Tempo-Team Payroll Services, Tentoo Payroll B.V., WePayPeople Payroll, Wijco Payrolling.